La sensibilisation des équipes comptables plus efficace que les meilleurs outils informatiques
Ici Céline nous décrit les étapes de validation des virements qui devaient être respectées dans son entreprise. Ce processus précis avait été mis en place pour protéger l’entreprise des erreurs et des fraudes. Mais j’ai été frappé de constater que les tentatives de fraude qu’elle nous décrit ont toutes été bloquées avant même que les outils soient utilisés ! En effet les comptables qui ont été contactées ont réagi et partagé leurs doutes avec les collègues avant d’aller trop loin. Quand on n’est pas dans le feu de l’action ça peut paraitre facile, mais pour arriver à avoir des équipes aussi solides cela suppose d’avoir beaucoup travaillé en amont et c’est ce que Céline nous explique. Il s’agit d’un travail de longue haleine qui doit être renouvelé très régulièrement pour être réellement efficace !
Sanctuariser les services financiers
Le point de vue de Céline est également intéressant car c’est celui d’une « opérationnelle », j’entends par là qu’elle vit les choses de l’intérieur, contrairement à un dirigeant qui est nécessairement plus éloigné du terrain. Et pour protéger les équipes des attaques, Céline nous explique pourquoi il est important pour elle de ne pas communiquer sur les équipes comptables et financières et de le leur expliquer. En effet il s’agit là d’un véritable exercice de management : en les cachant, l’entreprise protège ses comptables et valorise l’importance de leur fonction.
Des critères d’anormalité identifiés
Pour une sensibilisation complète et efficace des équipes, nous avons souligné quelques critères qui doivent être régulièrement remis en avant. En effet dans le groupe de promotion immobilière dans lequel elle travaillait, les opérations internationales étaient rares et devaient éveiller l’attention. Encore faut-il que les comptables sachent identifier facilement qu’un numéro de compte est français ou pas !
Enfin, le moment de la semaine où on se trouve confronté à une situation anormale doit également être considéré comme un signal fort. Les fraudeurs veulent augmenter leurs chances de réussite maximisant la fragilité de leurs interlocuteurs. Une de leurs armes est d’attaquer au moment où leurs « proies » seront les moins attentives. Donc dans des moments de stress comme des veilles de jours fériés ou de week-end en fin de journée, les salariés sont pressés de rentrer chez eux et pourraient vouloir se « débarrasser » d’une demande en la traitant avec moins de rigueur que d’habitude. Il est donc important de leur répéter régulièrement comment réagir dans ces situations !
